Dateien teilen im Elternrat, Schule, Verein, Team, für Ehrenamtliche und Laien 

Frage an das Internet. Ich denke hier laut ins Blog, falls jemand eine Lösung hat, oder Erfahrungen mit einem ahnlichen Setup – nur zu, her mit dem Feedback.

Die Aufgabe stellt sich bei mir im Elternrat der Schule, gilt aber auch für zahlreiche ähnliche Gruppen wie Vereine, Ehrenamtliche Arbeit oder Kindergarten Gruppen.

Die Aufgabe:

Eine jährlich wechselnde Gruppe von ca 10 Personen soll Zugriff auf verschiedene Word, Excel und PDF Dokumente bekommen. Zusätzlich gibt es noch ein paar Fotos, vielleicht mal ein Video und, besonders fein, eine gemeinsame Email Adresse, die von allen eingesehen und bearbeitet werden kann. Die Email ist aber ein eigenes Problem und wird vorerst ausgeklammert.

Die Dokumente sind, vereinstypisch, Protokolle, Adresslisten in Excel, Vorlagen für Flyer in Word, diverse An- & Rundschreiben und entsprechende Vorlagen für  Briefe.

Die ca 10 Personen sind eher technische Laien, obwohl fast alle ein Smartphone besitzen. Einige haben einen Computer, wenige haben Microsoft Office.

Ein Budget gibt es erstmal nicht.

Mögliche Lösungen:

• Dropbox
• Microsoft Office live / One Drive
• Google docs / Drive
• Eigenes Synology NAS

Die möglichen Lösungen im einzelnen

Dropbox

Super einfaches teilen von Dateien. Egal ob mobil oder Desktop, das klappt hervorragend.

Verwalten der Zugriffe (da jährlich wechselnd) etwas frickelig, aber vorhanden.

Bearbeiten von Dokumenten gar nicht vorhanden. Alle in der Gruppe brauchen eigenes Word& Excel auf dem Handy oder Computer, was aber mit LibreOffice sehr gut klappt.

Problem bei Dropbox: die geteilten Dateien werden,  wenn sie in die eigene Dropbox geholt werden, dem kostenlosem Kontingent angerechnet. Falls ich mal ein 1 GB Video in die Dropbox lege, mache ich bei allen anderen in der Gruppe die Dropbox quasi kaputt. Das ist doof, frisst Zeit, bedeutet Aufwand und auf solchen Nerv-Kram habe ich keine Lust.

Vorteil Dropbox: Das ist ziemlich bekannt. Es gibt noch dieses neue Dropbox Paper, das muss ich mir noch ansehen.

Microsoft Office Live und One Drive

Ebenfalls hervorragendes teilen von Dateien, mobil wie Desktop.

Verwalten der Zugriffe (jährlich wechselnd) noch frickeliger als bei Dropbox, aber vorhanden. Hier gibt es immer einen Besitzer und Personen, die bearbeiten können. Im Fall einer Übergabe frickelig.

Problem Microsoft Office live: großer Nachteil, die Freigabe für Dateien Erfolge nicht pro Person oder Email sondern mit einer Art An-Aus Schalter mit einem Link via Email. Jeder, der den Link hat, kann bearbeiten. Wer dann bearbeitet, ist dann unbekannt und das muss jährlich neu gemacht werden.

Ähnlich wie bei Google Drive lässt sich der Besitzer einer Datei nicht ändern. Wenn jemand die Gruppe verlässt, dann muss man den ganzen Kram von Hand runter und wieder hochladen. Völliger Mist, geht aber immerhin schneller als bei Google Drive.

Word und Excel im Browser und auf dem Handy kostenlos nutzbar. Funktioniert ebenfalls hervorragend, das ist ausdrücklich sehr gut, was Microsoft heutzutage hier abliefert.

Google Docs / Drive

Extrem gut für schnelles bearbeiten von Dokumenten auf Smartphones. Gleichzeitig mit mehreren an Dokumenten arbeiten klappt ebenfalls hervorragend.

Problem bei Google Drive: Das Verwalten der Nutzer ist völlig bekloppt. War mir in all den Jahren,  in denen ich das für mich alleine nutze,  gar nicht bewusst, denn alleine habe ich das Problem nicht.

Jede Datei hat einen Besitzer. Wenn der Besitzer seinen Google Account verliert oder löscht, verschwinden die Dateien (kein Witz) und das ist ziemlich blöd. Besitzer können nur pro Datei, nicht pro Ordner geändert werden. Bei vielen Dateien ist das total bekloppt, denn ich muss tausendmal klicken, oder ich lade alles runter und wieder hoch. Ebenfalls völliger Mist.

Vorteil Google Drive: Ist auf jedem Android Handy vorhanden.

Eigenes Synology NAS

Das hatten wir bis neulich, aber dann ist das NAS umgezogen, bzw nicht mehr im Elternrat.

Ein eigenes NAS ist super, denn da kann ich Nutzer hinzufügen und verwalten, wie ich will. Es gibt quasi keine Probleme mit Speicherplatz und ich kann das beliebig teilen, öffentlich, oder nur mit Login.

Problem bei einem NAS: Ich brauche ein NAS, eine schnelle Internetverbindung und das NAS muss von außen zugänglich sein. Definitiv keine Lösung für jedermann, denn das wird schnell sehr frickelig. Eine ordentliche Übergabe ist nicht möglich, es sei denn, man gibt das NAS aus der Hand. Frisst zu viel Zeit, darum mache ich das nicht.

Vorteil eigenes NAS: Extrem flexibel.

Bisheriges Fazit

Ich verstehe nicht, warum Microsoft Office Live und Google Drive so erstaunlich ungeeignet sind für eine kleine Gruppe. Besitzer von Dateien können nicht einfach verwaltet werden. Wie machen das Unternehmen, wenn jemand dei Firma verlässt? Ich verstehe wirklich nicht, warum das im Jahr 2016 noch so kaputt ist. Für mich alleine funktioniert das alles super, aber für eine jährlich wechselnde Gruppe ist das alles kaputt.

Google Docs haben wir getestet, war aber doof. Aktuell versuche ich es mit Microsoft Office live, denn da ist Word mit dabei und das klappt soweit ganz gut, bis auf das Ding, dass ich nicht sehe, wer da jetzt alles Zugriff hat und wer was geändert hat. Solange sich die Leute keinen Account machen, sehe ich das nicht. Suboptimal, funktioniert aber.

Falls es ein super fancy Dings dafür gibt, nur her damit, ich will das besser machen. So einfach wie möglich, ohne Frickelkram und so, dass das jeder versteht.